La gestión documental ha dejado de ser un trámite administrativo y se ha convertido en un factor importante de la cadena de suministro. En el sector del transporte y la logística, garantizar la validez, el acceso y la seguridad de cada documento es fundamental para evitar riesgos, optimizar tiempos y asegurar el cumplimiento normativo. La clave está en la digitalización documental, que permite transformar el flujo de información de un proceso lento y físico a uno instantáneo y totalmente trazable.
Si buscas reforzar la gestión de tu documentación en la empresa y minimizar los riesgos, es momento de conocer la gestión documental en empresas y cómo la puedes aplicar a tu negocio.
El reto de la gestión documental de una empresa. ¿En qué consiste y cómo hacerlo?
La gestión documental no es un concepto nuevo. Históricamente, en cualquier empresa, ha sido el proceso de organizar, clasificar y controlar todos los documentos generados, buscando que sean accesibles y, por supuesto, cumplan con la ley.
En el sector logístico, esto siempre ha sido una montaña de papel: albaranes, facturas, cartas de porte, licencias de transportistas… La gestión tradicional significaba archivar, rebuscar y almacenar cajas interminables, lo que generaba un coste enorme, no solo de espacio, sino de tiempo y personal.
Pero, ¿y cuál es el mayor reto a día de hoy, al pasar del papel a la digitalización? Este cambio no es simplemente escanear un documento y subirlo a una carpeta. Se trata de implementar procesos y herramientas que permitan automatizar cómo se crea, se verifica y se accede a la información.
Aunque aún se utiliza mucho papel, sobre todo en el interior o en empresas con menor infraestructura, la evolución hacia una gestión digitalizada es inevitable si queremos operar con la inmediatez que exige el mercado. La digitalización garantiza el acceso instantáneo y el respaldo de la información, protegiendo la operativa ante la pérdida de archivos físicos.
¿Cómo influye en el sector logístico y de transporte? Beneficios para tu empresa
La gestión documental influye directamente en la rentabilidad y la reputación de las empresas de logística y transporte. Una documentación eficiente y digital es sinónimo de rapidez en aduanas, menos errores en el almacén y mayor seguridad jurídica en la carretera.
Reducción de riesgos
Funciona como un «guardaespaldas legal y operacional». Al implementar sistemas que validan la documentación digital de forma automática, las empresas se aseguran ante problemas que antes eran habituales con el papel.
- Seguridad legal y cumplimiento normativo: una auditoría documental exhaustiva evita riesgos como problemas laborales, multas por incumplimiento de leyes de tránsito o fallos en la documentación de seguridad e higiene.
- Acreditación de proveedores: ayuda a precalificar y auditar a los transportistas y contratistas, asegurando que cumplen con las políticas internas y los requisitos normativos antes de trabajar con ellos.
Optimización de los tiempos y la eficiencia operativa
Pasar del papel a lo digital mejora la rapidez del negocio. En la logística, donde el tiempo es clave, la gestión digital demuestra su eficacia con resultados concretos.
- Ahorro de costes: la documentación electrónica puede generar un ahorro de hasta el 90% en costes de gestión administrativa, al eliminar tareas manuales y papeleo.
- Inmediatez: la tecnología permite que procesos que antes requerían días para la aprobación (como enviar documentación por correo postal) se realicen ahora en minutos.
- Respuesta rápida: la información digital, como un registro de visita en tiempo real con código QR, permite tomar decisiones rápidas y dar respuestas concretas ante cualquier incidencia en la operación.
Transparencia y trazabilidad en la homologación de proveedores
El orden administrativo y la trazabilidad son esenciales para la profesionalización del sector. Saber dónde está la documentación y quién la ha utilizado en todo momento es vital.
- Trazabilidad garantizada: sistemas digitales como el uso de códigos QR permiten un registro en tiempo real de quién retira, dónde y a qué hora exacta, garantizando la transparencia y evitando malentendidos.
- Profesionalización: las exigencias de un estándar documental alto ayudan a los proveedores y transportistas que, aunque comiencen con una estructura informal, logran alcanzar un nivel superior que les abre nuevas oportunidades de negocio.
La digitalización documental y el impacto que tiene en la gestión en el sector
El verdadero impacto de la digitalización va mucho más allá de ahorrarse papel en la oficina. Se trata de cambiar el modelo operativo del sector por completo, es decir, pasar de un sistema lento, basado en la verificación manual y los archivos físicos, a un sistema conectado, rápido y totalmente seguro.
En este proceso, la información ya se transmite al instante. Esto garantiza que todos los actores de la cadena, como cargadores, transportistas y destinatarios, controlen el mismo dato, verificado y en tiempo real. Este salto a la gestión paperless no solo impulsa la eficiencia, sino que es crucial para la seguridad, ya que minimiza el error humano y la posibilidad de que se cuele documentación falsificada.
Aquí es donde los estándares se vuelven fundamentales. El eCMR, o la carta de porte digital, se ha consolidado como la herramienta, ya que permite gestionar todo el proceso de transporte de forma 100% digital.
La interconectividad que genera la digitalización es el impacto más positivo. Facilita la integración de los sistemas de gestión de las empresas (ERP) con las plataformas logísticas. Además, apunta al futuro un escenario donde los organismos oficiales podrán consultar online y de forma segura datos sensibles (licencias, seguros), eliminando la pesada carga de que el conductor tenga que presentar físicamente los mismos documentos en cada control.
En AECOC, somos conscientes de que esta transición no es nada fácil. Por eso, garantizamos un acompañamiento seguro a las empresas en este proceso.
Nuestra plataforma AECOC TRANSP ofrece soluciones de control y gestión que están alineadas con estos nuevos estándares digitales. Ayudamos a gestionar la documentación de tus transportistas de forma centralizada y verificada, y facilitamos el intercambio electrónico de datos (EDI) para gestionar pedidos, albaranes y facturación electrónica.
Protege tu cadena con la gestión documental digital
La digitalización de la documentación en el transporte es la decisión estratégica que marca el pulso de la competitividad. Hemos visto que la eficiencia se encuentra en la interconexión de los datos y en dejar atrás las vulnerabilidades del papel.
Si tu objetivo es asegurar una cadena de suministro ágil, rentable y totalmente protegida ante riesgos, el momento de invertir en una gestión documental digital y profesionalizada es ahora. Asegura la trazabilidad y garantiza el cumplimiento con los estándares que tu negocio necesita.
